Forretningsorden for Nr. Asmindrup Friskole

Indholdsfortegnelse

Forretningsorden senest revideret og vedtaget af bestyrelsen d. 30. november 2021

Indkaldelse af generalforsamling

Formanden træffer aftaler og kan uddelegere opgaver, men er ansvarlig for opgavernes udførelse.
Skolekredsen skal gøres opmærksom på, at forslag, som ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være formanden i hænde senest den 1. februar. Dette annonceres på skolens hjemmeside.

På bestyrelsesmøde i februar eller marts skal bestyrelsen forberede generalforsamlingen, idet følgende pkt. behandles:

  • Forslag til dirigent
  • Hvem træffer aftale og forbereder dirigentemnet?
  • Bestyrelsen drøfter valg- og afstemningsprocedure
  • Evt. forslag til nye bestyrelsesmedlemmer
  • Generalforsamlingstraktement og andre praktiske opgaver
  • Godkendelse af dagsorden, aftaler om udsendelse mv. i henhold til vedtægt
  • Godkendelse af årsregnskab til forelæggelse på generalforsamling

Forberedelse til afholdelse af generalforsamling

Formanden træffer aftaler og kan uddelegere opgaver, men er ansvarlig for opgavernes udførelse.
Formanden udarbejder beretning, og udkast gennemgås med skoleleder og bestyrelse.
Skoleleder udarbejder beretning, og udkast gennemgås med bestyrelsen.
Revisor forbereder regnskabsgennemgang i samarbejde med skolens sekretær, formand og skoleleder.
Skoleleder sørger for, at der foreligger stemmesedler, vedtægter, fremvisningsprojektor m.v. til brug ved generalforsamling. Særlige ønsker aftales senest dagen før.

Konstituerende bestyrelsesmøde

Den hidtidige formand træffer aftaler og kan uddelegere opgaver, men er ansvarlig for opgavernes udførelse.
Dato for konstituerende bestyrelsesmøde fastlægges af den siddende bestyrelse.
Indkaldelse og mødeafvikling foregår efter sædvanlig plan. Såfremt formanden ikke er genvalgt til bestyrelsen, forlader denne mødet, så snart ny formand er valgt. I perioden mellem generalforsamling og konstituerende møde fungerer den hidtidige bestyrelse som ”forretningsministerium.
De nyvalgte bestyrelsesmedlemmer har umiddelbart efter generalforsamling pligt til at sætte sig ind i, via friskolens eller andre relevante hjemmesider, vedtægt, forretningsorden, friskolelov, tilskudsbekendtgørelse, bogføringslov og i øvrigt, hvad formanden skønner nødvendigt for udførelsen af tillidshvervet.
Der udarbejdes mødeplan for bestyrelsen frem til og med næste konstituerende bestyrelsesmøde. Bestyrelsen afholder møde så ofte formanden eller 4 medlemmer finder det fornødent.

Årets bestyrelsesmøder

Formanden træffer aftaler og kan uddelegere opgaver, men er ansvarlig for opgavernes udførelse.
Dagsorden udarbejdes af formanden og skoleleder, som sender til alle bestyrelsesmedlemmer en uge før næste bestyrelsesmøde. Bestyrelsen kan komme med punkter til dagsordenen senest 3 dage før afholdelse af mødet.
Næstformanden fungerer som formand, når formanden er bortrejst eller sygemeldt i mere end en uge. Som konstitueret formand har næstformanden beføjelser og pligter på lige fod med formanden.
Formanden leder bestyrelsesmøderne, men det kan aftales, at et andet bestyrelsesmedlem eller skoleleder fungerer som ordstyrer.
Hvert møde begynder med godkendelse af renskrevet referat fra forrige møde, hvis dette ikke allerede er godkendt elektronisk.
Sekretæren tager referat. Enhver mødedeltager har ret til kort at få noteret sin afvigende mening. Efter hvert bestyrelsesmøde renskriver sekretæren referatet og udsender kopi heraf til bestyrelsesmedlemmer, skoleleder og lærerrepræsentant via mail senest 3 dage efter mødets afholdelse. Bestyrelsesmedlemmer godkender elektronisk inden for en uge efter modtagelse.
Der udarbejdes endvidere nyhedsbrev til skolekredsen minimum 2 gange årligt – omkring jul/nytår samt kort før sommerferien. Der besluttes på bestyrelsesmødet inden, hvad nyhedsbrevet skal indeholde.

Følgende faste punkter indgår i bestyrelsesmødernes dagsorden i løbet af et år:

  • Konstituering (april/maj)
  • Godkendelse af fagfordeling, undervisningsaktiviteter og årshjul (april/maj)
  • Gennemgang af årshjul for henholdsvis bestyrelse, skole og forældreopgaver (april/maj)
  • Budgetkontrol og budgetrevision (mindst kvartalsvis)
  • Planlægning af bestyrelsens deltagelse på skoleårets først komne forældremøder (maj/juni)
  • Støtteundervisningsbevilling (oftest i perioden juni-august)
  • Budgetforberedelse kommende år (september/oktober)
  • Udmelding af dato for afholdelse af generalforsamling via nyhedsbrev (jul/nytår)
  • Budgetvedtagelse – herunder godkendelse af nylønaftale (oktober – januar)
  • Godkendelse af flerårigt budget (januar/februar)
  • Planlægning af generalforsamling (februar/marts)
  • Drøftelse og udsendelse af nyhedsbrev (jul/nytår samt juni før sommerferie)
  • Nedsættelse af udvalg med egne kommissorier efter behov
  • Personaleansættelser (læreransættelser) (normalt i maj) efter behov
  • Opsigelse af personale (visse år) ved behov
  • Elevindskrivning, dispensation (hele året)
 

Indskrivningsprocedure

Skolelederen udarbejder og er ansvarlig for overholdelse af procedurer. Bestyrelsen skal påse, at procedurerne virker efter hensigten.
Skolelederen kan indskrive elever i samarbejde med lærerne efter gældende indskrivningsprocedurer, som kun kan fraviges af bestyrelsen.

Procedure ved ansættelse af fast personale

Formanden og skoleleder er ansvarlige for opgavernes udførelse.
Ved ansættelser nedsættes et ansættelsesudvalg bestående af repræsentanter fra bestyrelse og skole. Efter aftale med formanden udformer lederen annonce, som bringes i nærmere aftalt medie.
Ansættelsesudvalget gennemfører ansættelsessamtaler og udpeger i fællesskab et antal ansøgere til samtaler.
Ansættelsesudvalget har kompetence til at træffe afgørelse om ansættelsen.

Afstemningsprocedure i bestyrelsen

Formanden eller dennes stedfortræder er ansvarlig for korrekt gennemførelse af afstemninger i henhold til vedtægterne.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne deltager i mødet. Alle sager afgøres ved almindeligt stemmeflertal. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende. Hvis ét bestyrelsesmedlem ønsker det, skal der ske skriftlig afstemning.

Tavshedspligt

Tavshedspligten vedrørende fortrolige oplysninger erfaret under bestyrelsesmødet kan i givet fald efterprøves efter den borgerlige straffelov. Følgende forhold skal især iagttages:

Tavshedspligt vedrørende fortrolige informationer angående børn og forældre
Tavshedspligt vedrørende ansattes tjenesteforhold eller oplysninger opnået i relation hertil
Tavshedspligt vedrørende skolens økonomiske interesser f.eks. indhentede pristilbud, licitationer m.v.
Tavshedspligt vedrørende enkeltpersoners, private selskabers eller foreningers interesse i at beskytte oplysninger om deres personlige forhold eller interne økonomiske forhold
Tavshedspligt vedrørende opnået indsigt i politiets efterforskning og opfølgning af lovovertrædelser m.v.

Ethvert medlem af bestyrelsen er ansvarlig for at fortroligt materiale, der modtages, ikke kommer udenforstående i hænde. I tvivlstilfælde træffes afgørelse efter forvaltningslovens kapitel 2. Ved inhabilitet kan man hverken deltage i afgørelser eller behandling af pågældende sag.
Når et bestyrelsesmedlem fratræder, skal alt materiale som man måtte være i besiddelse af tilbageleveres og bestyrelsesmails lukkes ned.

Inhabilitet

Inhabilitet foreligger altid i følgende tilfælde:
Såfremt man har personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald eller repræsenterer nogen, der har en sådan interesse
Såfremt nærtstående familiemedlemmer har personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald
Såfremt man deltager i firmaledelse, foreningsledelse eller på vegne af anden juridisk person, der har særlig interesse i sagens udfald
Såfremt der i øvrigt foreligger omstændigheder, som er egnede til at vække tvivl om en upartiskhed

Udtræden af bestyrelsen

Formanden er ansvarlig for korrekt behandling i henhold til nedenstående.
Såfremt et bestyrelsesmedlem ønsker at udtræde af bestyrelsen i utide, skal pågældende fremsende ansøgning til bestyrelsen. Hvis ansøgningen imødekommes, indtræder 1. suppleanten i stedet. Denne vil efter tur være på valg som det medlem, der er blevet erstattet. Suppleanter i øvrigt på valg hvert år.
Ansættes et bestyrelsesmedlem eller en suppleant på skolen, kan denne ikke beholde sit tillidshverv i bestyrelsen.
Ansattes ægtefæller kan vælges til bestyrelsen, men vil være at betragte som inhabile i alle sager vedrørende de ansatte samt alle øvrige sager, hvor blot et bestyrelsesmedlem anser vedkommende som inhabil.

Skolelederens og lærerrepræsentantens deltagelse i bestyrelsesmøder

Lærerrepræsentanten, der deltager i bestyrelsesmøder udpeges af den samlede personalegruppe. Denne repræsentant kan ikke deltage i behandlingen af personalesager.
Skolelederen/lærerrepræsentanten kan hver for sig og sammen erklæres for inhabile af et flertal i bestyrelsen.

Samarbejde med de ansatte
Bestyrelsen indkalder årligt til mindst 1 fællesmøde mellem bestyrelse og lærere.
De ansatte kan gennem lærerrepræsentanten udtale sig om alt på bestyrelsesmøder. Lærerrepræsentanten har pligt til at orientere de ansatte om beslutninger truffet på bestyrelsesmøderne, men kan dog af bestyrelsen pålægges tavshedspligt i konkrete sager. Tavshedspligten gælder også i forhold til kollegaer.
Formand eller næstformand deltager minimum 2 gange årligt på personalemøde.

Samarbejde med forældre

Bestyrelsesmedlemmer, som af forældre kontaktes med henblik på løsning af pædagogiske og øvrige problemstillinger fra skolehverdagen, skal henvise til skolelederen. Lederen har pligt til at orientere bestyrelsen om pædagogiske problemer. Hvis lederen/lærerne ikke kan magte et pædagogisk problem, kan bestyrelsen træde ind i sagen og træffe nødvendige beslutninger.

Bortvisning

Kompetencen til at bortvise en elev i op til en uge ligger hos skolelederen. Før eleven kommer tilbage på skolen skal der afholdes et møde mellem elev, forældre, repræsentanter fra bestyrelse samt skolelederen. Mødet skal munde ud i en klar aftale om ændret adfærd og indstilling til skolelivet, sker dette ikke vil næste skridt være en udmeldelse af eleven. Kompetencen til at udmelde en elev ligger hos bestyrelsen.

Klagesager

Ved modtagelse af en klage, der er møntet på en ansat på skolen, henvises der til at rette henvendelse til den person, klagen vedrører, for udredning. Hvis det ikke er muligt at udrede problemstillingen, da henvises til skriftligt at informere personen om, at klagen videregives til nærmeste leder. Alvorlige klagesager behandles mellem bestyrelsesformanden og skoleleder, samt eventuelle relevante personer. Bestyrelsen skal orienteres omkring klagesager.

Skolelederens og formandens stående bemyndigelser

Skoleleder og bestyrelsesformand er tillagt følgende standardbemyndigelser:
  • Bemyndigelse til fremsendelse af breve m.v. på skolens vegne
  • Bemyndigelse til i særlige tilfælde alene at træffe beslutning om elevindskrivning og elev bortvisning
  • Bemyndigelse til at træffe hastebeslutninger, idet sagen i alle tvivlstilfælde efterfølgende skal forelægges bestyrelsen
  • Formanden kan underskrive ansættelsesbreve vedrørende alle fastansatte
  • Skolelederen kan underskrive ansættelsesbreve for alle ansættelser med tidsbegrænset ansættelse
  • I begge tilfælde er det forudsat, at vedtægten er fulgt ved ansættelse, og at denne er sket inden for det godkendte budget eller med refusion fra Fordelingssekretariaetet
  • Bemyndigelse til lønforhandling for skoleleder træffes af formand og næstformand (også kaldet forretningsudvalget) inden for det godkendte budget. Forelægges efterfølgende for bestyrelsen

Intern revisionsbestemmelse

Revisor gennemgår det reviderede regnskab med bestyrelsen, skoleleder og skolens sekretær. På mødet skal skolen økonomi analyseres overordnet. Det reviderede regnskab kan rekvireres på skolens kontor af skolekredsmedlemmer umiddelbart før generalforsamlingen. Desuden er der mulighed for at få et eksemplar af det reviderede regnskab på generalforsamlingen eller på skolens kontor umiddelbart efter afholdelse af generalforsamlingen.

Budgetlægning

Kommenteret budget udarbejdet normalt inden den 15. januar af regnskabsfører og skoleleder. Mindst hver andet år udarbejdes flerårigt budget.

Skolens ordensregler

Efter indstilling fra leder og lærere skal ordensregler godkendes af bestyrelsen.

Fripladstilskud

Fordelingen sker i henhold til Friskolelov, tilskudsbekendtgørelse samt bestemmelser fra Fripladsudvalget. Skoleleder og Regnskabsfører foretager fordelingen.

Udarbejdelse af undervisningsplan

Enhver betydningsfuld ændring skal drøftes i bestyrelsen.

Forældrekredsens tilsynsforpligtelse

Jvf. vedtægternes §4 stk. 2, §6 og §14 stk. 2 samt nedenstående. Forældrekredsens overordnede tilsynsforpligtelse skal opfyldes på følgende måde: Der er i løbet at skoleåret flere arrangementer (generalforsamling, første skoledag, åbent hus m.m.), hvor forældrene forventes at deltage
  • Afholdelse af årlige forældre/elevsamtaler med klasselærer og anden faglærer
  • Afholdelse af forældremøde i begyndelsen af skoleåret

Ændring og tilføjelse til denne forretningsorden

Denne forretningsorden er godkendt af bestyrelsen som tillæg til skolens vedtægter jvf. vedtægternes §22 stk. 1. Forretningsordenen kan ændres ved den samlede bestyrelses beslutning herom, dog altid kun i overensstemmelse med gældende vedtægter.

Opgave- og ansvarsfordeling

Den overordnede ledelse/bestyrelse

Bestyrelsen har den overordnede ledelse og er ansvarlig over for Undervisningsministeriet og skolens medlemskreds. Bestyrelsen er ansvarlig for skolens økonomi og drift, samt at disse er i overensstemmelse med skolens vedtægter §14, lovgivning og andre retsregler. Bestyrelsen ansætter og afskediger skolens lærere og øvrige personale efter indstilling fra skolens ledelse (§14 stk. 6) dvs. bestyrelsens overordnede ansvar for ledelsen giver bestyrelsen ret til at træffe de endelige beslutninger (”som bestyrelsen ønsker at træffe beslutning om” jvf. §14 stk. 5).
Bestyrelsens opgaver:
  • Bestyrelsen skal sikre habilitetsregler overholdes internt og i lærergruppen
  • Bestyrelsen skal sikre egen, tilsynsførende og ansattes overholdelse af tavshedspligten
  • Bestyrelsen skal sikre sig at forældrekredsen vælger tilsynsførende, samt at nedfælde retningslinjer for eget tilsyn
  • Bestyrelsen har det fulde ansvar for skolens økonomi, og træffer beslutning om at sikre kontrol/rutiner omkring bogføring, formueforvaltning samt revision
  • Bestyrelsen skal sikre sig, at skolen overholder gældende tilskudsbetingelser
  • Bestyrelsen har det fulde ansvar i forhold til budgetlægning, overholdelse af budget/ beslutninger, om budgetregulering samt bevillingsansvar
  • Bestyrelsen har ansvaret for skolens bygninger samt vedligeholdelse og forsikring af disse
  • Bestyrelsen fastsætter størrelsen af skolepenge
  • Bestyrelsen ansætter og afskediger skolens fastansatte personale
  • Bestyrelsen har initiativpligt ved ansættelse og afskedigelse af skoleleder, som ansættes af skolekredsen på en generalforsamling
  • Bestyrelsen fastlægger skolelederens arbejds- og ansvarsområder (bortset fra de lovgivne)
  • Bestyrelsen har ansvar for udarbejdelse af principper og politikker i samarbejde med skoleledelse og personale, men den endelige beslutning ligger hos bestyrelsen
Endvidere er bestyrelsen ansvarlig for:
  • At tilse at skolens pædagogiske rammer lever op til skolens målsætning samt værdigrundlag
  • At forholde sig og tage stilling til den information skoleleder bringer omhandlende skolens hverdagsliv
  • Handle og træffe beslutninger/træde i karakter/være sikkerhedsnettet under lærerne og skolelederen, hvis skolesamarbejdet er kørt i hårdknude jf. pkt. 14
  • At være den beslutningstagende angående permanent bortvisning af elever
  • At udarbejde fordelingsnøgle for Ny-løn. Den overordnede sum fastlægges af bestyrelsen
  • At invitere nye forældre til informationsmøde angående friskoleforældrerollen. Endvidere sørge for ”hest/føl-ordning” for nye familier
  • At afholde ansættelsessamtaler og sørge for udarbejdelse af ansættelseskontrakter i samarbejde med skolelederen jf. pkt. 6

Den daglige pædagogiske ledelse/leder

Skolelederen har over for Undervisningsministeriet, skolekredsen, forældrekredsen og skolens bestyrelse ansvaret for den daglige og den pædagogiske ledelse af skolen i henhold til gældende love, bekendtgørelser, ministerielle forskrifter samt skolens vedtægter §17. Bestyrelsen udstikker retningslinjer, hvor indenfor lederen forestår skolens daglige administration og personaleledelse – herunder kan, efter aftale også indgå overordnede ledelsesfunktioner (§17 stk. 3). Ifølge §6 har skolens leder den daglige pædagogiske ledelse af skolen. Dette er tilfældet på vores skole dvs. skolelederen på Nr. Asmindrup Friskole har ansvaret for den daglige personaleledelse samt undervisningens gennemførelse i overensstemmelse med skolens målsætning såvel som undervisningsplaner. Den daglige administration varetages af skolens sekretær.
Lederens arbejdsopgaver:
  • Den daglige personaleledelse
  • Støtte og hjælpe kollegaer – sørge for optimalt psykisk arbejdsmiljø
  • Sørge for opfyldelse af skolens målsætning, samt en kvalificeret undervisning. Med andre ord betyder dette at have fingrene på pulsen og vide hvad der foregår
  • Organisering ved sygefravær i samarbejde med sekretær
  • Afholde lærermøder hver 14. dag samt personaleweekend og personalelørdag
  • Varetage konfliktløsning mellem børn, mellem ansatte og børn samt mellem ansatte og forældre
  • Informere bestyrelsen månedligt, samt løbende (diverse telefonsamtaler forsøges foretaget inden for almindelig arbejdstid)
  • Afholdelse af indskolingsmøder med nye børn og deres forældre
  • Koordinere praktikundervisning for lærerstuderende
  • Årligt planlægge og afholde medarbejdersamtaler
  • Eksamensforberedelser
  • Udarbejde taler m.v. til dimission
  • Sørge for søgning af støtteundervisning dvs. møde med skolepsykolog., sætte deadlines for aflevering af elevudtalelser samt udlevere diverse administrative papirer
  • Organisere pædagogiske dage dvs. udarbejde indhold og form
  • Give input i fordeling af Ny-løn evt. deltage i Ny-løn møde
  • Kontakten til ansøgere, udvælge etc.
  • Sørge for rammerne til ansættelsessamtaler evt. føre ordet
  • Udarbejde undervisningsplan, fagfordeling/skemalægning
  • Udarbejde aktivitetsplaner
  • Udarbejde årsopgørelse for alle ansatte lærere
  • Årligt sørge for dannelsen af nye sammenlæste klasser, hvis aktuelt
  • Udarbejde skemaer for skole og SFO i samarbejde med SFO-leder
  • Deltage i regions- og lokale ledermøder
  • Være inspirator, nytænkende og nyskabende
  • Afgive beretning på generalforsamling
  • Læse og besvare post og mails