Indkaldelse af generalforsamling

Formanden træffer aftaler og kan uddelegere opgaver, men er ansvarlig for opgavernes udførelse.
Skolekredsen skal gøres opmærksom på, at forslag, som ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være formanden i hænde senest den 1. februar. Dette annonceres på skolens hjemmeside.

På bestyrelsesmøde i februar eller marts skal bestyrelsen forberede generalforsamlingen, idet følgende pkt. behandles:

• Forslag til dirigent
• Hvem træffer aftale og forbereder dirigentemnet?
• Bestyrelsen drøfter valg- og afstemningsprocedure
• Evt. forslag til nye bestyrelsesmedlemmer
• Generalforsamlingstraktement og andre praktiske opgaver
• Godkendelse af dagsorden, aftaler om udsendelse mv. i henhold til vedtægt
• Godkendelse af årsregnskab til forelæggelse på generalforsamling

Forberedelse til afholdelse af generalforsamling

Formanden træffer aftaler og kan uddelegere opgaver, men er ansvarlig for opgavernes udførelse.
Formanden udarbejder beretning, og udkast gennemgås med skoleleder og bestyrelse.
Skoleleder udarbejder beretning, og udkast gennemgås med bestyrelsen.
Revisor forbereder regnskabsgennemgang i samarbejde med skolens sekretær, formand og skoleleder.
Skoleleder sørger for, at der foreligger stemmesedler, vedtægter, fremvisningsprojektor m.v. til brug ved generalforsamling. Særlige ønsker aftales senest dagen før.

Konstituerende bestyrelsesmøde

Den hidtidige formand træffer aftaler og kan uddelegere opgaver, men er ansvarlig for opgavernes udførelse.
Dato for konstituerende bestyrelsesmøde fastlægges af den siddende bestyrelse.
Indkaldelse og mødeafvikling foregår efter sædvanlig plan. Såfremt formanden ikke er genvalgt til bestyrelsen, forlader denne mødet, så snart ny formand er valgt. I perioden mellem generalforsamling og konstituerende møde fungerer den hidtidige bestyrelse som ”forretningsministerium.
De nyvalgte bestyrelsesmedlemmer har umiddelbart efter generalforsamling pligt til at sætte sig ind i, via friskolens eller andre relevante hjemmesider, vedtægt, forretningsorden, friskolelov, tilskudsbekendtgørelse, bogføringslov og i øvrigt, hvad formanden skønner nødvendigt for udførelsen af tillidshvervet.
Der udarbejdes mødeplan for bestyrelsen frem til og med næste konstituerende bestyrelsesmøde. Bestyrelsen afholder møde så ofte formanden eller 4 medlemmer finder det fornødent.

Årets bestyrelsesmøder

Formanden træffer aftaler og kan uddelegere opgaver, men er ansvarlig for opgavernes udførelse.
Dagsorden udarbejdes af formanden og skoleleder, som sender til alle bestyrelsesmedlemmer en uge før næste bestyrelsesmøde. Bestyrelsen kan komme med punkter til dagsordenen senest 3 dage før afholdelse af mødet.
Næstformanden fungerer som formand, når formanden er bortrejst eller sygemeldt i mere end en uge. Som konstitueret formand har næstformanden beføjelser og pligter på lige fod med formanden.
Formanden leder bestyrelsesmøderne, men det kan aftales, at et andet bestyrelsesmedlem eller skoleleder fungerer som ordstyrer.
Hvert møde begynder med godkendelse af renskrevet referat fra forrige møde, hvis dette ikke allerede er godkendt elektronisk.
Sekretæren tager referat. Enhver mødedeltager har ret til kort at få noteret sin afvigende mening. Efter hvert bestyrelsesmøde renskriver sekretæren referatet og udsender kopi heraf til bestyrelsesmedlemmer, skoleleder og lærerrepræsentant via mail senest 3 dage efter mødets afholdelse. Bestyrelsesmedlemmer godkender elektronisk inden for en uge efter modtagelse.
Der udarbejdes endvidere nyhedsbrev til skolekredsen minimum 2 gange årligt – omkring jul/nytår samt kort før sommerferien. Der besluttes på bestyrelsesmødet inden, hvad nyhedsbrevet skal indeholde.

Følgende faste punkter indgår i bestyrelsesmødernes dagsorden i løbet af et år:

• Konstituering (april/maj)
• Godkendelse af fagfordeling, undervisningsaktiviteter og årshjul (april/maj)
• Gennemgang af årshjul for henholdsvis bestyrelse, skole og forældreopgaver (april/maj)
• Budgetkontrol og budgetrevision (mindst kvartalsvis)
• Planlægning af bestyrelsens deltagelse på skoleårets først komne forældremøder (maj/juni)
• Støtteundervisningsbevilling (oftest i perioden juni-august)
• Budgetforberedelse kommende år (september/oktober)
• Udmelding af dato for afholdelse af generalforsamling via nyhedsbrev (jul/nytår)
• Budgetvedtagelse – herunder godkendelse af nylønaftale (oktober – januar)
• Godkendelse af flerårigt budget (januar/februar)
• Planlægning af generalforsamling (februar/marts)
• Drøftelse og udsendelse af nyhedsbrev (jul/nytår samt juni før sommerferie)
• Nedsættelse af udvalg med egne kommissorier efter behov
• Personaleansættelser (læreransættelser) (normalt i maj) efter behov
• Opsigelse af personale (visse år) ved behov
• Elevindskrivning, dispensation (hele året)

Indskrivningsprocedure

Skolelederen udarbejder og er ansvarlig for overholdelse af procedurer. Bestyrelsen skal påse, at procedurerne virker efter hensigten.
Skolelederen kan indskrive elever i samarbejde med lærerne efter gældende indskrivningsprocedurer, som kun kan fraviges af bestyrelsen.

Procedure ved ansættelse af fast personale

Formanden og skoleleder er ansvarlige for opgavernes udførelse.
Ved ansættelser nedsættes et ansættelsesudvalg bestående af repræsentanter fra bestyrelse og skole. Efter aftale med formanden udformer lederen annonce, som bringes i nærmere aftalt medie.
Ansættelsesudvalget gennemfører ansættelsessamtaler og udpeger i fællesskab et antal ansøgere til samtaler.
Ansættelsesudvalget har kompetence til at træffe afgørelse om ansættelsen.

Afstemningsprocedure i bestyrelsen

Formanden eller dennes stedfortræder er ansvarlig for korrekt gennemførelse af afstemninger i henhold til vedtægterne.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne deltager i mødet. Alle sager afgøres ved almindeligt stemmeflertal. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende. Hvis ét bestyrelsesmedlem ønsker det, skal der ske skriftlig afstemning.

Tavshedspligt

Tavshedspligten vedrørende fortrolige oplysninger erfaret under bestyrelsesmødet kan i givet fald efterprøves efter den borgerlige straffelov. Følgende forhold skal især iagttages:

Tavshedspligt vedrørende fortrolige informationer angående børn og forældre
Tavshedspligt vedrørende ansattes tjenesteforhold eller oplysninger opnået i relation hertil
Tavshedspligt vedrørende skolens økonomiske interesser f.eks. indhentede pristilbud, licitationer m.v.
Tavshedspligt vedrørende enkeltpersoners, private selskabers eller foreningers interesse i at beskytte oplysninger om deres personlige forhold eller interne økonomiske forhold
Tavshedspligt vedrørende opnået indsigt i politiets efterforskning og opfølgning af lovovertrædelser m.v.

Ethvert medlem af bestyrelsen er ansvarlig for at fortroligt materiale, der modtages, ikke kommer udenforstående i hænde. I tvivlstilfælde træffes afgørelse efter forvaltningslovens kapitel 2. Ved inhabilitet kan man hverken deltage i afgørelser eller behandling af pågældende sag.
Når et bestyrelsesmedlem fratræder, skal alt materiale som man måtte være i besiddelse af tilbageleveres og bestyrelsesmails lukkes ned.

Inhabilitet

Inhabilitet foreligger altid i følgende tilfælde:
Såfremt man har personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald eller repræsenterer nogen, der har en sådan interesse
Såfremt nærtstående familiemedlemmer har personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald
Såfremt man deltager i firmaledelse, foreningsledelse eller på vegne af anden juridisk person, der har særlig interesse i sagens udfald
Såfremt der i øvrigt foreligger omstændigheder, som er egnede til at vække tvivl om en upartiskhed

Udtræden af bestyrelsen

Formanden er ansvarlig for korrekt behandling i henhold til nedenstående.
Såfremt et bestyrelsesmedlem ønsker at udtræde af bestyrelsen i utide, skal pågældende fremsende ansøgning til bestyrelsen. Hvis ansøgningen imødekommes, indtræder 1. suppleanten i stedet. Denne vil efter tur være på valg som det medlem, der er blevet erstattet. Suppleanter i øvrigt på valg hvert år.
Ansættes et bestyrelsesmedlem eller en suppleant på skolen, kan denne ikke beholde sit tillidshverv i bestyrelsen.
Ansattes ægtefæller kan vælges til bestyrelsen, men vil være at betragte som inhabile i alle sager vedrørende de ansatte samt alle øvrige sager, hvor blot et bestyrelsesmedlem anser vedkommende som inhabil.

Skolelederens og lærerrepræsentantens deltagelse i bestyrelsesmøder

Lærerrepræsentanten, der deltager i bestyrelsesmøder udpeges af den samlede personalegruppe. Denne repræsentant kan ikke deltage i behandlingen af personalesager.
Skolelederen/lærerrepræsentanten kan hver for sig og sammen erklæres for inhabile af et flertal i bestyrelsen.

Samarbejde med de ansatte
Bestyrelsen indkalder årligt til mindst 1 fællesmøde mellem bestyrelse og lærere.
De ansatte kan gennem lærerrepræsentanten udtale sig om alt på bestyrelsesmøder. Lærerrepræsentanten har pligt til at orientere de ansatte om beslutninger truffet på bestyrelsesmøderne, men kan dog af bestyrelsen pålægges tavshedspligt i konkrete sager. Tavshedspligten gælder også i forhold til kollegaer.
Formand eller næstformand deltager minimum 2 gange årligt på personalemøde.